Votre stratégie de gestion documentaire doit s’inscrire dans une perspective plus large. Il vous faut bien comprendre le contexte dans lequel vous opérez, la nature de vos activités, ainsi que les risques et les exigences impliqués. Heureusement, il existe des systèmes et des règles pour bien tenir et gérer sa documentation (données, documents ou contenus sur les médias sociaux), qui vous apporteront quantité d’avantages bénéfiques pour vos activités.
Nous avons demandé à Cassie Findlay, Responsable du groupe de travail qui a élaboré la norme (ISO/TC 46/SC 11/WG 13), de nous présenter les grandes lignes de ce texte.
Pourquoi la gestion documentaire a-t-elle tant d’importance ?
Depuis toujours il est important de créer et de gérer des archives. Les principales raisons n’ont pas changé : redevabilité, efficacité opérationnelle, protection des droits et habilitations et conservation des traces du passé. Or, l’évolution constante de notre univers numérique connecté a tout simplement introduit des raisons supplémentaires de créer, capturer et bien gérer les documents d’activité, compte tenu notamment de l’émergence de l’économie fondée sur les données, des initiatives de transparence administrative, des services partagés et collaboratifs et d’une plus grande focalisation sur la responsabilité d’entreprise. Il suffit de voir dans les médias le nombre des affaires liées à des problèmes de gestion, d’accès et de responsabilité des informations pour comprendre que la gestion des documents d’activité est plus importante que jamais !
Qu’est-ce qui a motivé la publication de la nouvelle ISO 15489-1 ?
La version précédente de la norme était parue il y a plus de dix ans et, comme je l’ai déjà indiqué, entre-temps l’activité économique était rapidement passée à l’ère du numérique. Il fallait donc pouvoir créer et conserver les documents d’activité dans des environnements numériques et, pour les nouvelles approches à mettre en place, disposer d’un ensemble solide de concepts et de principes.
Par exemple, avec l’évolution des modèles économiques, les responsabilités en matière de documents d’activité dépassent maintenant les limites organisationnelles et juridictionnelles d’avant. Les professionnels de la gestion documentaire doivent pouvoir satisfaire à toute une gamme diversifiée de demandes de parties prenantes internes et externes : augmentation des critères de transparence dans les processus décisionnels demandés par les entreprises et les gouvernements, les citoyens, les consommateurs, les utilisateurs de services, les personnes visées dans les documents et d’autres concernées par le mode de création, de saisie et de gestion des dossiers. Les demandes liées à la sécurité des informations prennent également une importance croissante pour les parties prenantes en interne comme à l’extérieur. En effet, le concept même de « documents d’activité » a évolué. Il ne s’agissait autrefois que de documents et de dossiers papier, mais aujourd’hui ils sont créés et conservés sous une multiplicité de formes ! Qu’il s’agisse de données, de documents ou de toute autre forme d’information, notre tâche consiste toujours à les contextualiser et à les gérer correctement sur la durée.
Par conséquent, les concepts et les principes décrits dans la dernière édition d’ISO 15489-1 sont destinés à faciliter durablement la création, la saisie et la gestion des documents d’activité dans ces nouveaux environnements. Cette norme a toutefois été élaborée en adoptant une approche indépendante de la technologie pour veiller à ne pas négliger les besoins des environnements papier ou « hybrides » auxquels elle s’applique de la même manière.
En quelques mots, qu’apportera la mise en œuvre de cette norme et à qui s’adresse-t-elle ?
ISO 15489-1 établit les concepts et les principes fondamentaux pour la conception, la mise en œuvre et la gestion de politiques, de systèmes d’information et de processus permettant aux personnes, aux organismes, aux administrations, aux entreprises privées et aux environnements collaboratifs de :
- Créer et capturer les documents d’activité en vue de répondre aux exigences de preuve de l’activité opérationnelle
- Prendre des mesures appropriées pour protéger leur authenticité, leur fiabilité, leur intégrité et leur exploitabilité, le contexte opérationnel et les exigences de gestion évoluant dans le temps
En adoptant une approche fondée sur des principes, ISO 15489-1 offre une flexibilité de mise en œuvre sans perdre de vue les résultats que cette mise en œuvre doit permettre d’atteindre. Cette norme se situe au cœur de toute une gamme d’autres normes et de conseils existants portant sur des aspects plus spécifiques de la gestion documentaire – des métadonnées pour la gestion des documents d’activité à l’analyse des processus de travail – et sera complétée par d’autres parties ultérieures axées sur l’évaluation et la conception des systèmes documentaires.
Sa portée est-elle limitée à un seul secteur ou a-t-elle une pertinence plus large pour les entreprises ou la société ?
ISO 15489-1 a une très large portée. Tous les secteurs de la société sont amenés à tenir et conserver des documents d’activité. Ils sont l’élément d’appui qui sous-tend toutes les activités des entreprises, les prestations des services publics ou des ONG, et nos opérations personnelles quotidiennes. La création et la gestion de documents d’activité est non seulement indispensable à la conduite des affaires commerciales et courantes, mais elle s’avèrera cruciale à l’avenir, car il ne peut y avoir d’archives sans documentation bien gérée.
La manière dont nous tenons et gérons les documents d’activité aujourd’hui peut être lourde de conséquences pour demain – tous les relevés climatiques et autres archives de construction ou d’infrastructures reposent sur une documentation qui doit être bien tenue. Il n’est pas un secteur ou pan de la société qui puisse se permettre de négliger cette obligation, notamment à l’heure de la révolution numérique que nous connaissons actuellement.
ISO 15489-1:2016 est disponible auprès du membre de l’ISO dans votre pays ou sur l’ISO Store.
